浅谈编码在律师所管理中的使用

发表时间:2018-11-14 00:00

方普律师团队在深入观察行业的同时,希望能以能力所及的视野观点与律师朋友们一起分享,带来产生共鸣的干货。


本期,【行业观察】拉开观点分享季的序幕,探索编码系统在一家律师事务所业务管理中的作用,与你分享【办案之道】


来看看今天你会有哪些@得到

重点摘要:如何设立专属律所编码 ?


□ 字数1080   □阅读时间4.5 mins


对于一名新律师而言,在浩瀚的档案室中寻找卷宗是一件让人不愉快的事情。对于律所管理者而言,如何对文书(如代理合同、律师所函、介绍信等)进行有序管理也是一门耗费精力的事。引入一套符合律所业务特点的编码是其中一种解决途径


//引入方普码的目的//


广东方普律师事务所为有序管理案卷、文书、印章而设置使用一套专用编码——方普码。


方普所试图通过使用方普码,让律所的卷宗管理、线上系统(阿尔法)项目管理、文书管理、印章管理、业务分析得以形成关联。方普码使用数月以来,虽仍有不足,但总体达到了初步效果,因此方普所期待通过本文的分享,让方普码得到进一步完善。

封面图1.jpg

//方普码的使用方法//


使用方普码前,需要先对律师团队的人员设置两位数人员编码以及单位数的项目类型编码,如吴xx律师的人员编码为“02”;民事诉讼项目编码为“1”。


在日常使用中,方普码分为项目码与文书码两类:


项目码

用于项目/卷宗编码,既用于阿尔法系统上的项目编号,又用于卷宗的编号。在项目生成时,由项目建立者生成,为保证项目码的准确无误、不重叠,本所专门建立“项目码讨论组”,每生成一个新的项目码都需要在该讨论组上说明。项目码的组成为“(年份)+单类项目累计数+项目种类代码+当年所有项目累计数”。

示例:(2018)第21008号

示例说明:该项目是第2个民事诉讼项目,同时也是2018年的第8个项目。


文书码

用于各类对外文书的编码,攥写者攥写文书时即生成文书码置于文书标题下的右上方。文书码的组成为“文书关联项目……+……+……+……”。

示例:第001-18062202010101号

示例说明:……?



 彩蛋 想知道方普所的文书码是如何设置的吗?请在本公众号“法号二五七”主页回复关键字【文书码】获取查阅

//方普码

在律所日常管理的运用//


主要的应用场景:

1 清晰分析文书的形成时间、攥写人、审核人等要素,落实责任、控制文书质量。

2 便于项目卷宗归档,所有的项目在设立初就包含了唯一的编码,在项目终结后卷宗归档时可以直接按照方普码排序,无须另行就归档进行编码。

3 律所文书使用律所印章后,可以通过留底文书等编码印证印章使用人、用章时间等信息,便于落实责任,与日常使用的用章登记表形成双轨管理。

4 通过方普码还能迅速反应律所业务的业务组成,知悉业务特点。

//注意事项//


1 采用编码的律师所团队人数应在5人以上。

2 采用编码应该结合自身业务特点,做到繁简得当,不应为了准确细致地效果过分使用繁复编码。



本期【办案之道】首选编码来浅析,正是因为编码这个要素几乎是业务中101的存在,意为巩固律所基础,建更高的“楼房”。编码的精髓不仅在于合理排序、方便调档,更在于由表及里地反映其内涵。


【行业观察】是个大命题,方普律师团队希望藉由与同行者分享自身在运营、办案和服务中的心得体会,从而收获更多。期待和更多拥有先进观点的律师朋友一起讨论,方普律师团队渴望和同行的你一起收获更多的@得到。


今 日 得 到

1、关注本公众号“法号二五七”(id:ForPerfect_257)

2、在主页回复关键词【文书码】,即可查阅详细的文书码设置示范。

3、喜欢请收藏和分享给朋友噢:)




原创 By 广东方普律师事务所

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